Asistente II (Vicerrectoría de Investigación y Vinculación)

Objetivo del Puesto:
Apoyar a ejecutar los procesos administrativos de la vicerrectoría de investigación y vinculación, contribuyendo a la correcta gestión de recursos, cumpliendo las normas y procedimientos definidos, a fin de garantizar cada uno de los procesos, logrando resultados oportunos y asegurando la prestación efectiva del servicio.

Principales funciones del puesto:
1. Contribuir en el cumplimiento de funciones y actividades asignadas; garantizando la eficiencia y eficacia administrativa-operacional.
a. Cumplir con las metas, objetivos y atribuciones asignadas al puesto; garantizando el orden y ejecución de normas, políticas y procedimientos establecidos en el área de trabajo.
b. Gestionar, clasificar y archivar documentos elaborados, enviados y recibidos tales como cartas, memorándum, presentaciones; atender llamadas y comunicando de manera asertiva la información y así asegurar la adecuada administración de la información de acuerdo a los procedimientos establecidos.
c. Coordinar actividades de la vicerrectoría, brindando apoyo logístico; como solicitud de espacios, mobiliarios, catering y demás en actividades especiales, reuniones de la vicerrectoría, asegurando calidad y comodidad de las mismas de acuerdo a los requerimientos establecidos.
d. Gestionar ante las unidades responsables el pago de proveedores, consultores, servicios en general que sean solicitados.
e. Brindar apoyo y soporte necesario en la vicerrectoría o en las direcciones generales que reportan a la vicerrectoría en los procesos o consultas según la demanda del entorno.
2. Contribuir en la eficiencia y eficacia en las operaciones financieras, de igual manera mantener un adecuado control de presupuestos y gastos del área asignada.
a. Gestionar la solicitud de pagos, solicitudes de Compras entre otros, asegurando el buen funcionamiento de los recursos en las labores diarias.
b. Recibir y revisar solicitudes de las áreas que dependen de la vicerrectoría y cuando corresponde Redactar y transcribir correspondencia y documentos diversos.
c. Gestionar el uso de los recursos financieros asignado (caja chica) cuando así proceda dentro de la unidad, tales como viáticos, gastos menores de operaciones.
3. Realizar otras labores propias del puesto.
a. Garantizar la realización de otras actividades inherentes al puesto según la necesidad del entorno y proyectos asignados.

Nivel académico: Tercer año de la Licenciatura en Administración de Empresas, Comunicación o afín

Experiencia: 5 años en puestos de asistencia administrativa y servicio al cliente

Idioma: Inglés Avanzado

Conocimientos y habilidades específicas:
- Conocimientos básicos en presupuestos
- Organización y planificación de eventos
- Manejo de equipo de oficina
- Manejo avanzado de Word y Excel
- Excelentes relaciones interpersonales
- Enfoque a resultados
- Servicio al cliente