Asistente

Propósito del Puesto:
Brindar soporte administrativo integral, asegurar la eficiencia operativa del equipo y asumir el seguimiento de tareas generales y emergentes dentro de la empresa.


Funciones y Responsabilidades Principales:
1. Gestión Administrativa y de Oficina
- Gestión de correspondencia: Filtrar, responder y direccionar correos electrónicos, llamadas telefónicas y correspondencia física.
- Organización de archivos: Mantener ordenados los documentos físicos y digitales (contratos, facturas, expedientes).
- Manejo de inventario: Monitorear y realizar la compra de suministros de oficina, papelería, limpieza y cafetería.
- Coordinación con proveedores: Gestionar servicios externos (mantenimiento, mensajería, servicios básicos).

2. Soporte Operativo y Logístico
- Gestión de agenda y viajes: Coordinar reuniones, reservas de salas, itinerarios de viaje, boletos y hospedaje.
- Apoyo en eventos internos: Coordinar la logística para capacitaciones, reuniones de equipo, visitas de clientes o celebraciones.
- Control de gastos: Registrar viáticos, facturas y caja chica para reporte al área contable.

3. Tareas Especiales y de Cobertura Generales ("Comodín")
- Resolución de contingencias: Asumir tareas operativas no asignadas a un área específica para mantener el flujo de trabajo.
- Seguimiento de pendientes: Hacer seguimiento a acuerdos de reuniones para asegurar que las áreas cumplan a tiempo.
- Apoyo interdepartamental: Colaborar temporalmente con áreas como RR.HH., Ventas o Contabilidad en picos de trabajo.


Perfil Deseado (Habilidades clave):
- Proactividad y flexibilidad: Capacidad para adaptarse a tareas cambiantes y tomar la iniciativa.
- Organización y priorización: Habilidad para manejar múltiples tareas a la vez sin perder el detalle.
- Resolución de problemas: Actitud enfocada en dar soluciones rápidas a imprevistos diarios.