Secretario/a

Propósito del Puesto:
- Ser el primer punto de contacto de la empresa, garantizando una atención profesional a clientes y visitantes, asegurando la fluidez de las comunicaciones institucionales y brindando soporte administrativo centralizado a la oficina y al equipo.


Funciones y Responsabilidades Principales:
1. Recepción y Atención al Público
- Bienvenida y atención: Recibir a visitantes, clientes y proveedores con una actitud profesional y servicial.
- Atención telefónica y virtual: Responder la central telefónica, filtrar llamadas, tomar mensajes claros y direccionar consultas al área correspondiente.
- Control de accesos: Registrar el ingreso de visitas y coordinar el uso de las salas de reuniones.

2. Gestión Documental y de Agenda
- Manejo de correspondencia: Recepción, registro, clasificación y distribución de correspondencia física, paquetes y correos electrónicos generales.
- Agenda institucional: Coordinar y actualizar citas, reuniones y salas de juntas.
- Redacción y archivo: Elaborar cartas, memorandos, actas de reuniones y mantener el archivo (físico y digital) organizado y confidencial.

3. Apoyo Operativo General (Servicios de Oficina)
- Coordinación de insumos: Supervisar el stock de papelería, cafetería e insumos de oficina, realizando los pedidos a tiempo.
- Gestión de mensajería y servicios: Coordinar envíos, mensajeros y contacto inicial con proveedores de mantenimiento básico.
- Soporte multifuncional: Asumir tareas administrativas emergentes o pendientes generales que requieran atención inmediata para el buen funcionamiento diario.


Perfil Deseado (Habilidades clave)
- Excelente comunicación y etiqueta: Gran fluidez verbal, redacción impecable y trato amable.
- Discreción y confidencialidad: Manejo ético de información reservada o sensible.
- Organización y puntualidad: Alta capacidad para priorizar actividades diarias y mantener el orden general.