Asistente Secretarial

Objetivo del Puesto
Brindar soporte integral a Gerencia y a las áreas administrativa y comercial, asegurando el correcto seguimiento de los procesos de facturación, precios y costos, inventarios, despachos, documentación, cotizaciones y atención a clientes.
La posición será responsable de mantener información actualizada y organizada, facilitar la coordinación entre las diferentes áreas de la empresa y contribuir al orden, eficiencia y continuidad de las operaciones.
Funciones y Responsabilidades
Gestionar y mantener actualizados los precios y costos dentro de la plataforma interna de la empresa.
Elaborar facturas y brindar seguimiento al proceso de facturación.
Llevar controles de inventario y mantener actualizada la información correspondiente dentro del sistema.
Elaborar y coordinar órdenes de despacho.
Preparar propuestas comerciales, cotizaciones y documentación requerida para clientes.
Brindar soporte administrativo al área comercial.
Dar seguimiento a solicitudes, requerimientos y necesidades de los clientes.
Mantener organizada, actualizada y disponible la documentación administrativa y comercial.
Llevar controles administrativos y dar seguimiento a tareas internas.
Coordinar actividades y requerimientos administrativos con las diferentes áreas de la empresa.
Brindar atención y seguimiento oportuno a clientes.
Apoyar a Gerencia en actividades administrativas relacionadas con el funcionamiento diario de la empresa.
Formación Académica
Graduada a nivel diversificado.
Título de Secretariado.
Formación universitaria no indispensable.
Experiencia Laboral
Experiencia mínima de 1 a 3 años en posiciones similares.
Experiencia previa como Secretaria, Asistente Administrativa o posiciones afines.
Experiencia desarrollando funciones administrativas y de organización documental.
Deseable experiencia en manejo de costos, facturación, inventarios y apoyo al área de ventas.
Experiencia en atención y seguimiento a clientes.
Conocimientos Técnicos
Manejo avanzado de Microsoft Excel.
Conocimiento de procesos administrativos.
Manejo y control de documentación.
Elaboración y seguimiento de facturación.
Manejo de inventarios.
Elaboración de cotizaciones y propuestas comerciales.
Actualización y control de precios y costos.
Manejo de herramientas y sistemas administrativos.
Competencias
Organización y atención al detalle.
Proactividad e iniciativa.
Orientación al servicio y atención al cliente.
Capacidad para coordinar y dar seguimiento a múltiples tareas simultáneamente.
Flexibilidad y disposición para apoyar en diferentes actividades.
Responsabilidad y compromiso.
Capacidad de seguimiento.
Buenas relaciones interpersonales.
Comunicación efectiva.
Orientación al orden y cumplimiento.
Estabilidad laboral.
Perfil Ideal
Profesional organizada, responsable y proactiva, con capacidad para manejar simultáneamente diferentes actividades administrativas y comerciales. Deberá caracterizarse por su atención al detalle, habilidad para dar seguimiento, buen manejo de información y documentación, así como una marcada orientación al servicio.
Se busca una persona dinámica y flexible, capaz de relacionarse adecuadamente con clientes, proveedores, Gerencia y diferentes áreas internas, manteniendo siempre un alto nivel de organización y compromiso.
Condiciones del Puesto
Modalidad: Presencial
Horario: Lunes a viernes, de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.
Ubicación: Zona 10
Forma de contratación: Facturado
Beneficios reportados: Vacaciones.