Propósito del Puesto
El Executive Assistant (EA) del CEO es responsable de brindar soporte administrativo, operativo, organizacional y comunicacional al CEO de Pacifiko.com, garantizando que su tiempo, prioridades y agenda se manejen de forma eficiente, ordenada y estratégica.
Este rol permite que el CEO opere al máximo nivel de enfoque, optimizando la coordinación interna, preparando información clave, gestionando comunicaciones y asegurando que proyectos y compromisos ejecutivos avancen sin fricción. Es un puesto de alta confianza, discreción y criterio profesional.
Responsabilidades Principales
- Gestión de Agenda y Prioridades del CEO
- Administrar la agenda ejecutiva: reuniones, viajes, compromisos internos y externos.
- Priorizar solicitudes y coordinar tiempos críticos con precisión.
- Garantizar que el CEO cuente siempre con información y materiales previos para cada reunión.
- Mantener una visión proactiva del calendario para anticipar conflictos o necesidades.
Coordinación de Reuniones y Comunicación Ejecutiva
- Preparar agendas, minutas, documentos de reunión y presentaciones ejecutivas.
- Llevar seguimiento de acuerdos y tareas derivadas de reuniones del CEO.
Servir como punto de contacto entre el CEO y otras áreas de la empresa.
- Filtrar y organizar comunicaciones entrantes, solicitudes y mensajes clave.
Soporte Administrativo y Organizacional
- Organizar viajes, reservas, eventos corporativos y logística ejecutiva.
- Manejar documentos confidenciales, contratos y correspondencia.
- Gestionar gastos, reportes, reembolsos y coordinación administrativa.
- Apoyar al CEO en la organización personal relacionada con su rol empresarial.
Gestión de Proyectos Ejecutivos
- Apoyar en proyectos estratégicos asignados por el CEO.
- Coordinar con líderes de áreas para recopilar información o dar seguimiento a iniciativas.
- Mantener visibilidad sobre hitos, entregables y dependencias críticas.
-Preparar reportes de avance y alertar sobre riesgos o retrasos.
Análisis Básico y Preparación de Información
- Preparar resúmenes ejecutivos, documentos estratégicos y presentaciones.
- Consolidar datos, reportes y KPIs que el CEO necesita para tomar decisiones.
- Realizar investigaciones puntuales (benchmark, proveedores, tendencias, etc.).
Relación con Stakeholders Internos y Externos
- Coordinar interacciones del CEO con:
- Líderes internos (Finanzas, Tech, Producto, Marketplace, Operaciones).
- Inversionistas, bancos, proveedores clave o socios comerciales.
- Representantes legales, contables o externos.
- Mantener comunicación profesional, clara y efectiva en todas las interacciones.
Manejo de Confidencialidad y Criterio Ejecutivo
- Garantizar el resguardo de información sensible.
- Mostrar criterio profesional en manejo de documentos, conversaciones y accesos.
- Ser un apoyo confiable en decisiones y situaciones ejecutivas del día a día.
Indicadores Clave de Desempeño (KPIs)
- Eficiencia y precisión en la gestión del calendario del CEO.
- Cumplimiento de entregables y seguimiento de acuerdos ejecutivos.
- Calidad de documentos, resúmenes y reportes entregados.
- Nivel de organización y reducción de conflictos en agenda.
- Puntualidad y exactitud en comunicación interna/externa.
- Satisfacción del CEO con el soporte recibido.
Requisitos del Puesto
Formación Académica
- Licenciatura en Administración, Negocios, Comunicación, Relaciones Internacionales, Ingeniería, o áreas afines.
- Certificaciones en gestión ejecutiva, project management o herramientas digitales (deseable).
Experiencia
- 3?6 años como Executive Assistant, Office Manager, Chief of Staff Junior o roles similares.
- Experiencia previa apoyando a directores generales o ejecutivos de alto nivel.
- Deseable experiencia en empresas digitales, e-commerce, startups o ambientes multipaís.
Conocimientos Técnicos
- Dominio de herramientas de productividad (Google Workspace, Office, Notion, etc.).
- Manejo de calendarios complejos y gestión de reuniones ejecutivas.
- Habilidad para preparar presentaciones ejecutivas.
- Conocimiento básico de finanzas, operaciones y métricas de e-commerce (deseable).
- Inglés intermedio o avanzado (deseable).
Competencias Blandas
- Organización excepcional, anticipación y priorización.
- Comunicación clara, profesional y efectiva.
- Enfoque absoluto en discreción, confidencialidad y confianza ejecutiva.
- Proactividad y capacidad de resolver problemas sin supervisión.
- Manejo de presión, alto volumen y entornos dinámicos.
- Atención al detalle y pensamiento estructurado.
- Diplomacia, empatía y excelente trato interpersonal.
